Podróże zagraniczne

Pracownicy mogą wystąpić o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych i dydaktycznych. Druk podania dostępny jest na stronie internetowej Biura Spraw Pracowniczych.

• DIETY – stawki
  • Kalkulator diet zagranicznych
  • Kalkulator walutowy

• Formularz na diety zagraniczne:
  WNIOSEK WYJAZDOWY [docx]
  Wniosek wyjazdowy jest niezbędny celem realizacji płatności faktury za bilety lub uzyskania zwrotu kosztów w przypadku samodzielnego zakupu biletu

Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:

• Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
• Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.

Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW na podstawie Rachunku kosztów podróży. Rachunek jest przygotowywany przez Kwesturę po uprzednim kontakcie z Sekcją Obrotu Zagranicznego. Rozliczenia wyjazdów zagranicznych możliwe są wyłącznie drogą elektroniczną. Dokumenty należy przesyłać do Kwestury UW – Sekcja Obrotu Zagranicznego (rozliczenia@adm.uw.edu.pl) niezwłocznie po powrocie – do wiadomości należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).

W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku z uzasadnieniem braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji właściwego kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 16..[…] 2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

KOMUNIKAT KWESTURY UW – >> Zawieszone osobiste rozliczanie wyjazdów zagranicznych. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego prosimy o niezwłoczny kontakt mailowy z Sekcją Obrotu Zagranicznego w celu jego rozliczenia. Więcej na stronie: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/podroze-zagraniczne/

 

• Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:
  • zlecenie zakupu biletu

Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego zlecenia zakupu. W związku z wejściem w życie KseF, w zleceniach należy podawać identyfikator jednostki zależnej (IDWew) i adres e-mail jednostki, która dokonuje danego zakupu (zgodnie z Komunikatem Kwestora nr 5/2025). Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej i kwestora/z-cę kwestora/pełnomocnika kwestora/osobę upoważnioną nie będą realizowane.

Zlecenie zakupu <formularz>

Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko na podstawie ww. zlecenia, zawierającego IDWew i adres e-mail jednostki. W przypadku braku IDWew/adresu e-mail należy skontaktować się z sekcją finansową/działem finansowym/pełnomocnikiem kwestora jednostki zatwierdzającej zakup.

Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy z Konsorcjum Travelbank eTravel należy kierować do koordynatora umowy: Ireneusz Grejcz, zastępca kierownika BWZ,
e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008

Źródło: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/zakup-biletow-na-podroze-sluzbowe/

Wytyczne dotyczące dokonywania samodzielnego zakupu biletów na podróże służbowe przez pracowników UW

1. Samodzielny zakup biletu przez pracownika z prawem do zwrotu kosztów jest dopuszczalny wyłącznie w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z następujących okoliczności:

1. brak dostępności danego przewoźnika lub połączenia u wykonawcy u umowy nr POUZ 362-108/2025/DZP, potwierdzony pisemnym oświadczeniem wykonawcy;
2. dostępność biletu u przewoźnika w cenie niższej o co najmniej 15% w stosunku do propozycji wykonawcy, przy czym różnica powinna zostać stwierdzona na podstawie porównania ceny oferowanej przez przewoźnika z propozycją wykonawcy, z zastrzeżeniem, że bilety powinny być porównywalne, tj. o podobnych parametrach, w szczególności powinny dotyczyć tego samego połączenia (trasa, dzień, godzina) i pozostałych warunków podróży (klasy podróży, taryfy, bagażu, możliwości zmiany oraz odwołania rezerwacji). Porównywane ceny powinny zostać przedstawione tego samego dnia;
3. wystąpienie sytuacji nagłych, awaryjnych lub poza godzinami pracy wykonawcy, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji celu podróży służbowej, w szczególności:

1. 1. brak możliwości wcześniejszego ustalenia terminu dalszej lub powrotnej podróży,
   2. opóźnienie lotu uniemożliwiające realizację dalszej podróży, bez ponoszenia dodatkowych kosztów np. noclegu, dojazdu,
   3. odwołanie połączenia, strajk przewoźnika lub inne zdarzenie o charakterze siły wyższej [Przez siłę wyższą należy rozumieć zewnętrzne, nieprzewidywalne zdarzenie, którego skutków nie można było zapobiec,. Siła wyższa może obejmować katastrofalne zjawiska przyrodnicze, działania władzy publicznej, niepokoje i zamieszki społeczne, konflikty zbrojne oraz inne zdarzenia, które są niezależne od woli stron];

4. przyznanie środków finansowych w terminie uniemożliwiającym dokonanie zakupu za pośrednictwem wykonawcy;
5. wystąpienie innych wyjątkowych okoliczności, których nie można było przewidzieć ani im zapobiec przy zachowaniu należytej staranności. 2. Okoliczności, o których mowa w ust. 1, nie mogą wynikać z działania lub zaniechania pracownika dokonującego samodzielnego zakupu, ani z rażącego niedbalstwa.

Samodzielny zakup biletu może być dokonany wyłącznie ze środków własnych pracownika.
2. Faktura dokumentująca zakup biletu musi być wystawiona imiennie na pracownika.
3. Niedopuszczalne jest:

1) finansowanie zakupu z rachunków Uniwersytetu Warszawskiego;
2) korzystanie ze służbowych kart płatniczych;
3) pobieranie zaliczek na zakup biletu.

4. Faktura dokumentująca samodzielny zakup biletu dołączana jest do rozliczenia kosztów podróży.
5. W przypadku samodzielnego zakupu stroną transakcji jest pracownik oraz podmiot sprzedający bilet, a Uniwersytet Warszawski nie ponosi odpowiedzialności za realizację tej transakcji.

Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę

Uwaga: Oferta obejmuje tylko ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance

Umowa na ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych/ kierowanych za granicę została zawarta z  Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW) na podstawie polisy nr KQ1 023E0071

Koszt składki ubezpieczeniowej za wyżej wymienione ubezpieczenie ponosi Uniwersytet Warszawski.

Do ubezpieczenia mogą przystąpić:

1. pracownicy, doktoranci i studenci delegowani/kierowani z Uniwersytetu Warszawskiego za granicę RP lub przebywający poza granicami RP na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki UW delegującej/ kierującej ww. osoby za granicę oraz kwestora/pełnomocnika kwestora.
2. pracownicy, doktoranci i studenci oraz osoby spoza Uniwersytetu Warszawskiego (w tym obcokrajowcy) delegowani/kierowani z UW za granicę na wolontariat lub przebywający poza granicami RP na wolontariacie na podstawie zawartej z UW umowy wolontariatu podczas podróży zagranicznych.

Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność za nagłe zachorowanie na COVID-19 spowodowane zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub wariantami tego wirusa

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance należy przesłać zgłoszenie na adres email: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl – najpóźniej 3 dni robocze przed wyjazdem.

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz  dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki i kwestora/pełnomocnika kwestora. Zgłoszenia bez wniosku wyjazdowego nie będą realizowane.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie  NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. korzystając z wniosku i kontaktu jak niżej dla osób nie delegowanych z UW  ( dla osób posiadających ubezpieczenie KL + Assistance w TUW PZUW, dedykowany jest PAKIET VI „ Uzupełniający” opisany w „Ofercie Ubezpieczenia  w STU ERGO Hestia”  poniżej).

• Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członków ich rodzin oraz osób towarzyszących

Uwaga: Oferta obejmuje Koszty Leczenia + Assistance + NNW + OC + Bagaż 

Pracownicy, doktoranci i studenci UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące, mogą na okres wyjazdu, przystąpić na preferencyjnych warunkach do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą oraz ubezpieczenia NNW, OC i Bagażu (KL + Assistance + NNW + OC + Bagaż) w STU ERGO Hestia SA. Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku zainteresowany.

Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.

Umowa ze STU ERGO Hestia  pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy adres:

Leonard Pilipczuk firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl tel. +48 502 027 630

Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.

Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na  numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować  przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.

Certyfikat nieopłacony jest nieważny i  nie ma ochrony ubezpieczeniowej.

• Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
• Ogólne warunki ubezpieczenia
• Ogólne warunki ubezpieczenia wersja angielska
• Szczegółowe warunki ubezpieczenia
• Wzór wniosku
• Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne/

Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.

Wizy:

• adres e-mail: wizy@travelbank.com.pl
• kontakt telefoniczny: +48 22 492 77 88

Zgodnie z § 6 ust. 4 ww. umowy opłata transakcyjna za jedną usługę wizowania paszportu (bez ceny wizy) wynosi 65,00 PLN brutto, w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę. W przypadku zakupu bilet wraz z wizą wykonawca nie naliczy ww. opłaty za usługę wizowania, obciąży zamawiającego ceną/kosztami wizy.

Więcej na stronie: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/podroze-zagraniczne/

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci  w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:

• Wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami WO UW.  (BWZ – http://bwz.uw.edu.pl/formularze/)

Nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

Źródło:

• https://portal.uw.edu.pl/web/kwestura/pisma-i-wytyczne
• https://portal.uw.edu.pl/web/kwestura/zarzadzenia
• http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

https://odyseusz.msz.gov.pl

• Aktualne informacje o wymaganiach wizowych do poszczególnych państw można znaleźć na stronie www.polakzagranica.msz.gov.pl/
• INFORMACJE KONSULARNE 
• POLSKIE PLACÓWKI DYPLOMATYCZNE I KONSULARNE ZA GRANICĄ

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe