Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Podróże zagraniczne

Diety – stawki na podróże zagraniczne

Pracownicy mogą wystąpić o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych i dydaktycznych. Druk podania dostępny jest na stronie internetowej Biura Spraw Pracowniczych.

  • Formularz na diety zagraniczne:
    WNIOSEK WYJAZDOWY [docx]
    Wniosek wyjazdowy jest niezbędny celem realizacji płatności faktury za bilety lub uzyskania zwrotu kosztów w przypadku samodzielnego zakupu biletu

Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:

  • Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
  • Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.

Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW na podstawie Rachunku kosztów podróży. Rozliczenia wyjazdów zagranicznych możliwe są wyłącznie drogą elektroniczną. Dokumenty należy przesyłać do Kwestury UW – Sekcja Obrotu Zagranicznego (rozliczenia@adm.uw.edu.pl) niezwłocznie po powrocie.

Do ww. rachunku należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).

W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku z uzasadnieniem braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji właściwego kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 16..[…] 2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

KOMUNIKAT KWESTURY UW
– >> Zawieszone osobiste rozliczanie wyjazdów zagranicznych.
Po powrocie z wyjazdu zagranicznego prosimy o niezwłoczny kontakt mailowy z Sekcją Obrotu Zagranicznego w celu jego rozliczenia.

Więcej na stronie: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/podroze-zagraniczne/

 

Przejdź na górę
Kupno biletów lotniczych

W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/108/2025/DZP, dn. 19 lutego 2026 r. Uniwersytet Warszawski zawarł umowę nr POUZ 362-108/2025/DZP z Konsorcjum Bankowe Biuro Podróży Travelbank Sp. z o. o., eTravel Spółka Akcyjna, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Umowa została zawarta na 3 lata – od 19 lutego 2026 r. do 19 lutego 2029 r. lub do wyczerpania wartości zamówienia brutto wskazanej w umowie, tj. 47 749 430,64 PLN. Od 19 lutego 2026 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem ww. Konsorcjum BPB Travelbank, e Travel.

Zgodnie z § 6 ust. 3 ww. umowy opłaty transakcyjne za wystawienie i dostarczenie jednego biletu wynoszą odpowiednio:

    • bilet lotniczy międzynarodowy/zagraniczny tam i z powrotem lub wieloetapowy/Multi-city – 17,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy międzynarodowy/zagraniczny w jedną stronę – 15,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy krajowy (Polska) tam i z powrotem – 18,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy krajowy (Polska) w jedną stronę – 15,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy tanich linii międzynarodowy/zagraniczny tam i z powrotem – 80,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy tanich linii międzynarodowy/zagraniczny w jedną stronę – 40,00 PLN brutto
    • bilet kolejowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto
    • bilet autokarowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto
    • bilet promowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto

Zgodnie z § 6 ust. 4 ww. umowy opłata transakcyjna za jedną usługę wizowania paszportu (bez ceny wizy) wynosi 65,00 PLN brutto, w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę. W przypadku zakupu bilet wraz z wizą wykonawca nie naliczy ww. opłaty za usługę wizowania, obciąży zamawiającego ceną/kosztami wizy.

UWAGA! Umowa POUZ 362-108/2025/DZP nie obejmuje zakupu krajowych biletów autokarowych ani kolejowych!
W przypadku zakupu usług nieobjętych ww. umową obowiązuje cennik komercyjny wykonawcy.

O wysokość opłat należy zapytać wykonawcę przed zakupem.
Reklamacje dot. zakupu usług nieobjętych ww. umową nie będą rozpatrywane w oparciu o umowę.

 

Konsorcjum BPB Travelbank eTravel pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8-18 oraz w sobotę w godz. 10-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Zapytania należy kierować bezpośrednio na adresy wskazane poniżej – wykonawca jest zobowiązany przedstawić ofertę w ciągu 1 godziny od otrzymania zapytania z uwzględnieniem ww. dni i godzin pracy:

Bilety lotnicze:

  • adres e-mail:  uw@travelbank.com.pl
  • kontakt telefoniczny: +48 22 48 33 230, +48 22 48 33 227, +48 22 48 33 233, +48 22 48 33 228;

Bilety kolejowe i autokarowe:

Bilety promowe:

Wizy:

W sobotę – po wysłaniu e-maila na adres uw@travelbank.com.pl należy skontaktować się z wykonawcą telefonicznie: +48 660 527 899

Kontakt alarmowy w sytuacjach nagłych, niecierpiących zwłoki, związanych z pilną potrzebą zorganizowania lub zmiany trasy lub planu podróży: +48 660 527 899

Standardowe zapytania nie będą realizowane poza normalnymi godzinami pracy, wskazanymi w punkcie 1.

Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego zlecenia zakupu. W związku z wejściem w życie KseF, w zleceniach należy podawać identyfikator jednostki zależnej (IDWew) i adres e-mail jednostki, która dokonuje danego zakupu (zgodnie z Komunikatem Kwestora nr 5/2025). Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej i kwestora/z-cę kwestora/pełnomocnika kwestora/osobę upoważnioną nie będą realizowane.

Zlecenie zakupu <formularz>

Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko na podstawie ww. zlecenia, zawierającego IDWew i adres e-mail jednostki. W przypadku braku IDWew/adresu e-mail należy skontaktować się z sekcją finansową/działem finansowym/pełnomocnikiem kwestora jednostki zatwierdzającej zakup.

Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy z Konsorcjum Travelbank eTravel należy kierować do koordynatora umowy: Ireneusz Grejcz, zastępca kierownika BWZ,
e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008

Źródło: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/zakup-biletow-na-podroze-sluzbowe/

Przejdź na górę
Ubezpieczenie

Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę

Uwaga: Oferta obejmuje tylko ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance

Umowa na ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych/ kierowanych za granicę została zawarta z  Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW) na podstawie polisy nr KQ1 023E0071

Koszt składki ubezpieczeniowej za wyżej wymienione ubezpieczenie ponosi Uniwersytet Warszawski.

Do ubezpieczenia mogą przystąpić:

  1. pracownicy, doktoranci i studenci delegowani/kierowani z Uniwersytetu Warszawskiego za granicę RP lub przebywający poza granicami RP na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki UW delegującej/ kierującej ww. osoby za granicę oraz kwestora/pełnomocnika kwestora.
  2. pracownicy, doktoranci i studenci oraz osoby spoza Uniwersytetu Warszawskiego (w tym obcokrajowcy) delegowani/kierowani z UW za granicę na wolontariat lub przebywający poza granicami RP na wolontariacie na podstawie zawartej z UW umowy wolontariatu podczas podróży zagranicznych.

Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność za nagłe zachorowanie na COVID-19 spowodowane zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub wariantami tego wirusa

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance należy przesłać zgłoszenie na adres email: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl – najpóźniej 3 dni robocze przed wyjazdem.

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz  dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki i kwestora/pełnomocnika kwestora. Zgłoszenia bez wniosku wyjazdowego nie będą realizowane.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie  NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. korzystając z wniosku i kontaktu jak niżej dla osób nie delegowanych z UW  ( dla osób posiadających ubezpieczenie KL + Assistance w TUW PZUW, dedykowany jest PAKIET VI „ Uzupełniający” opisany w „Ofercie Ubezpieczenia  w STU ERGO Hestia”  poniżej).

  • Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członków ich rodzin oraz osób towarzyszących

Uwaga: Oferta obejmuje Koszty Leczenia + Assistance + NNW + OC + Bagaż 

Pracownicy, doktoranci i studenci UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące, mogą na okres wyjazdu, przystąpić na preferencyjnych warunkach do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą oraz ubezpieczenia NNW, OC i Bagażu (KL + Assistance + NNW + OC + Bagaż) w STU ERGO Hestia SA. Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku zainteresowany.

Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.

Umowa ze STU ERGO Hestia  pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy adres:

Leonard Pilipczuk firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl tel. +48 502 027 630

Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.

Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na  numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować  przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.

Certyfikat nieopłacony jest nieważny i  nie ma ochrony ubezpieczeniowej.

Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
Ogólne warunki ubezpieczenia
Ogólne warunki ubezpieczenia wersja angielska
Szczegółowe warunki ubezpieczenia
Wzór wniosku

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

Przejdź na górę
Wizowanie paszportów

Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.

Wizy:

Zgodnie z § 6 ust. 4 ww. umowy opłata transakcyjna za jedną usługę wizowania paszportu (bez ceny wizy) wynosi 65,00 PLN brutto, w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę. W przypadku zakupu bilet wraz z wizą wykonawca nie naliczy ww. opłaty za usługę wizowania, obciąży zamawiającego ceną/kosztami wizy.

Więcej na stronie: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/podroze-zagraniczne/

Przejdź na górę
Finansowanie wyjazdów osób niezatrudnionych na UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci  w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:

Nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

Źródło:

Przejdź na górę
Serwis MSZ Odyseusz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

https://odyseusz.msz.gov.pl

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe