Dokumenty związane z prowadzonymi na Uniwersytecie Warszawskim projektami naukowymi, które są finansowane przez Narodowe Centrum Nauki, już wkrótce będzie można składać w formie elektronicznej. Publikujemy szczegółowe procedury opracowane w tym zakresie na UW.
Wśród obowiązków beneficjentów Narodowego Centrum Nauki (NCN), wynikających z zawieranych przez nich umów grantowych, znajduje się m.in. składanie różnego rodzaju dokumentów. Mowa tu o raportach okresowych i końcowych, wnioskach o dokonanie zmian w projektach, dotyczących budżetu, przedłużenia czy zmiany w składzie zespołu badawczego, a także aneksów do już zawartych umów.
W związku z opublikowaną 20 marca informacją dyrektora NCN w tej sprawie Uniwersytet Warszawski opracował procedury, które wprowadzają możliwość elektronicznego obiegu wymienionych powyżej dokumentów pomiędzy poszczególnymi jednostkami UW. Grantobiorcy programów NCN będą mogli z niego skorzystać w sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej niewykonalne staje się dostarczenie papierowych wersji pism. Pozwoli to także wesprzeć akcję #zostanwdomu. Elektroniczny obieg dokumentów zostanie wprowadzony w poniedziałek 30 marca. Nadal będzie można składać dokumenty w tradycyjnej formie. Rekomendujemy jednak skorzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów w czasie wykonywania pracy zdalnej.
| W przypadku raportów rocznych lub końcowych, raport przygotowany zgodnie z powyższymi wytycznymi jest przesyłany przez kierownika jednostki lub jego zastępcę, celem weryfikacji danych finansowych z księgami Uczelni do Kwestury UW na adres raporty.kwestura@adm.uw.edu.pl. Zaleca się wysyłanie raportów z poczty służbowej. W przypadku wykonania skanu lub zdjęcia dokumenty są przesyłane w jednym e-mailu z dwoma załącznikami: raportem w PDF (popisanym elektronicznie przez kierownika grantu) oraz skanem lub zdjęciem ostatniej strony raportu z podpisami. |
Jeżeli sytuacja epidemiczna w Polsce nie poprawi się w kolejnych tygodniach, podobne zasady zostaną wypracowane dla realizowanych na UW projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Fundację na rzecz Nauki Polskiej, w ramach programu H2020 oraz innych agencji finansujących prowadzenie badań. Wymaga to jednak uzgodnień z tymi instytucjami (muszą one wyrazić zgodę na takie procedowanie), tak aby uniknąć potencjalnych problemów na etapie rozliczania projektów.