UCHWAŁA NR 18 SENATU UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 23 listopada 2016 r. w sprawie wysokości i zasad podziału kosztów pośrednichUchwała określa wysokość oraz zasady i sposób podziału kosztów pośrednich od kosztów bezpośrednich w pracach naukowo-badawczych i zleconych finansowanych ze środków krajowych i zagranicznych.
- Tekst aktu: M.2016.394.U.18.pdf
PODRÓŻE KRAJOWE I ZAGRANICZNE
(informacje ze strony http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne)
Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:
|
Diety – stawki na podróże zagraniczne
Diety – stawki na podróże krajowe
Ubezpieczenie – Osoba wyjeżdżająca za granicę obowiązana jest przed wyjazdem dokonać na własny koszt ubezpieczenia kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą
Kupno biletów lotniczych
Od dnia 1 kwietnia 2017 r. w wyniku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego Nr DZP-361-88/2016 został wybrany nowy wykonawca tych usług:
Biuro WhyNotTravel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa
(ul. Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn).
Umowa będzie obowiązywała przez 3 lata, od 2 kwietnia 2017 r. do 2 kwietnia 2020 r.
Zasady rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Firmy WhyNotTRAVEL
Biuro Współpracy z Zagranicą uprzejmie prosi o stosowanie poniższych zasad przy rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem WhyNotTRAVEL:
- Najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
- Dla osób, które preferują kontakt telefoniczny pracownicy biura WhyNotTRAVEL są dostępni pod numerami telefonów podanymi w liście kontaktowej.
- Po otrzymaniu przez pracownika/studenta UW informacji dot. ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu, należy przesłać zlecenie na zakup biletu najpóźniej w ostatnim dniu ważności rezerwacji.
- Zakup biletów na loty tanimi liniami lotniczymi realizowany jest bez rezerwacji, po przesłaniu przez pracownika/studenta UW zlecenia zakupu biletu na przelot tanią liną lotniczą.
- Zlecenia zakupu biletu należy wysyłać drogą elektroniczną (skan zlecenia).
- Po otrzymaniu biletu należy sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
- W przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
- Osoby, które nie otrzymają biletu w wersji elektronicznej w dniu wysłania zlecenia, proszone są o bezzwłoczne skontaktowanie się z biurem WhyNotTRAVEL.
- Osoby, które same opłacają podróż i otrzymują fakturę na nazwisko (nie na UW), proszone są o przesłanie potwierdzenia opłaty kosztów podróży przelewem w godzinach pracy biura w dni robocze od 9:00 do 17:00.
Jednocześnie Biuro Współpracy z Zagranicą przypomina, że zgodnie z Umową zawartą z Firmą WhyNotTRAVEL (§6 pkt 3) pracownik/student UW ma prawo do zakupu biletów lotniczych oferowanych przez inne biuro lub przewoźnika jedynie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie proponowanej przez WhyNotTRAVEL.
UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.
Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe
Wizy
Firma WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wygrała przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów
Dział wiz:
p. Barbara Micał i p. Marianna Giefert – tel. 22 465 91 88. lub 22 465 91 89, e-mail: uw@whynottravel.pl
Wizy do Rosji
Od dn.01.08.12 uzyskanie wizy rosyjskiej wymaga dodatkowej opłaty w wysokości 105,14 PLN wprowadzonej przez Ambasadę Rosji.
Dotyczy to każdej wizy, także do tej pory bezpłatnej wizy naukowej.
Powyższa opłata nie jest pobierana jedynie w przypadku samodzielnej organizacji wizy, bez pośrednictwa biura podróży.
Podróż samochodem
- umowa z Uniwersytetem Warszawskim w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych + ewidencja przebiegu pojazdu
- kilometrówka
Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu ebiletu
Zgodnie z zawartymi umowami Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych oraz w związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu ebiletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego Oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.
UMOWA FINANSOWANIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH OSÓB NIEBĘDĄCYCH PRACOWNIKAMI UW
W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami, doktorantami i studentami UW.
Zgodnie z pismem Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011 – nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu. Jednostka macierzysta zatrudniająca tą osobę pokrywa koszty jej wyjazdu i obciąża notą UW.
Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia.
Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu – treści §1, §2 i §3 z wzoru umowy.
Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet.
Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów poniesionych przez osoby nie będące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego
- Zamówienia publiczne – zamówienia środków trwałych (komputery, laptopy)
JAK ZGŁOSIĆ ZAPOTRZEBOWANIE NA SPRZĘT
Zapotrzebowanie na sprzęt komputerowy proszę składać za pośrednictwem formularza zapotrzebowania. Opis jak wypełnić formularz znajduje się w zakładce zgłaszanie zapotrzebowania- instrukcja. Zaakceptowany formularz należy przekazać:
- drogą elektroniczną (skan dokumentu oraz specyfikacja w wersji edytowalnej) na adres: zakupyPC@adm.uw.edu.pl ,
- faksem: 22 55 20 837
- lub za pośrednictwem Kancelarii UW.
Kontakt:
Anna Mieszkowska
zakupyPC@adm.uw.edu.pl
Tel. 22 55 20 387
Dział Wsparcia Informatycznego
Kampus Centralny, budynek d. CIUW, II piętro, pok. 206
- Sprzęt standardowy. Wybierając sprzęt standardowy, formularz sam automatycznie wycenia i wylicza wartość (zakup w ramach umowy na sukcesywną sprzedaż sprzętu komputerowego);
- Sprzęt wg własnej specyfikacji. W formularzu należy podać maksymalną cena jednostkową, a formularz wyliczy wartość. Specyfikację techniczną (zgodną z wymogami Prawa Zamówień Publicznych! oraz Rekomendacjami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji dot. zasad formułowania wymagań Zamawiającego dla wybranych parametrów technicznych sprzętu komputerowego!) należy dołączyć do zapotrzebowania
- DWI dokonuje rejestracji zapotrzebowań na podstawie ceny netto.
Formularz musi mieć wypełnione wszystkie pola
- Tabelę „Zlecający”
- Zestawienie zapotrzebowania
WAŻNE!!! Należy podawać pełne źródło finansowania zakupu jednostki oraz specjalnych wymogów dotyczących zakupów z dotacji/projektów (np logo, dokładna informacja o temacie projektu, źródła finansowania).
- Akceptacje Kierownika jednostki oraz potwierdzenie rezerwacji środków wg zasad:
- Wymagane podpisy- Tabela akceptacji
Formularz z załączoną specyfikacją należy przekazać do Działu Wsparcia Informatycznego UW.
Dodatkowo specyfikację techniczną w formie edytowalnej (najlepiej w formacie MS Word) należy przesłać na adres: zakupypc@adm.uw.edu.pl .
- Zakup licencji i oprogramowania – Dział Wsparcia Informatycznego UW
Zespół Zakupów Dział Wsparcia Informatycznego UW
tel. (+48) 22 55 22 023, faks (+48) 22 55 20 837
Budynek CIUW, pok. 108
WAŻNE!!! Typowe licencje jak np. MS Office, czy oprogramowanie antywirusowe należy zamawiać równolegle razem ze sprzętem komputerowym na istniejących już formularzach DWI, więcej informacji w linku: http://portal.uw.edu.pl/web/dwi/zakupy-licencje
- Zamówienie papieru do drukarek
W wyniku przeprowadzonego postępowania nr DZP-362-120/2015 na dostawy artykułów papierniczych dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego na okres 12 miesięcy od dnia 2.11.2015 r. lub do wyczerpania kwoty została wybrana firma: PAPIER-hurt Marcin Kiciński i Wspólnicy Sp. K. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łopuszańskiej 36, 02-220 Warszawa, tel. 22-577-08-30 lub 22-886-52-52, fax 22-201-15-05 [pismo przewodnie], [wzór zamówienia]
Źródło: http://dzp.uw.edu.pl/2016/03/31/strona_glowna/
- Artykuły biurowe
W wyniku przeprowadzonego postępowania nr DZP-361-128/2015 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Dostawę artykułów biurowych dla jednostek organizacyjnych UW na rok 2016 r.” została wybrana firma AMAD Sp z.o.o. z siedzibą przy ul. Łąkowej 31, 05-092 Łomianki, tel. 22 751 51 03, 22 864 54 85 [pismo do jednostek] [katalog] [formularz zamówienia], [zamówienie na materiały nie objęte przetargiem]
Źródło: http://dzp.uw.edu.pl/2016/03/31/strona_glowna/
- Tonery
Umowa na dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek od dnia 1.IX.2016
Umowa nr. BG-361-77/2016, na dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego została została zawarta z firmą MAK Sp. z o.o.
Umowa została zawarta na okres 12 miesięcy tj. do 1 września 2017 r. lub do wyczerpania kwoty umowy.
Druk zamówienia [doc]
Formularz cenowy [pdf]