Szanowni Państwo,
w związku z informacja OPI – https://polon.nauka.gov.pl/informacje/aktualnosci/o/10/wdrozenie-funkcjonalnosci-migracji-danych-o-projektach-naukowych-z-pol-on-1/493800 mamy możliwość zaczytania danych o projektach.
Zaczytanie projektów z POL-on 1
Projekty, których nie ma w zbiorze danych POL-on 1 należy wprowadzić ręcznie.
UWAGA: Czym są projekty dotyczące upowszechniania nauki? Jakie są konsekwencje zaznaczenia tego pola w formularzu?
Interpretacja MEIN: Projekty dotyczące upowszechniania nauki, to projekty dotyczące organizacji konferencji, sympozjum, warsztatów naukowych albo np. wydania monografii. Ich głównym celem są działania popularyzujące i upowszechniające naukę. Z całą pewnością będą to projekty finansowane w ramach programów Społeczna Odpowiedzialność Nauki/Doskonała Nauka.
Projekty dotyczące upowszechniania nauki nie są uwzględniane w ewaluacji, gdyż nie są projektami badawczymi.
Źródło: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/faq-category/projekty/– na stronie znajdą Państwo również odpowiedzi na wiele pytań dot. wypełniania danych o projektach w POL-on:
Źródło: https://polon.nauka.gov.pl/pomoc/faq-category/projekty/
Poniższe pytania są umieszczone w kolejności chronologicznej. Najnowsze wpisy znajdują się na górze listy.
Czy w module projekty naukowe w POL-on 2.0 wpisujemy również projekty od 01.01.2017 roku finansowane z subwencji ministerialnej tzw. badania statutowe?
Rejestrujemy tylko projekty, na które uczelnia uzyskała finansowanie zewnętrzne. Projekty z Subwencji nie zaliczają się do takich projektów.
Czy w module Projekty naukowe należy rejestrować tematy badawcze realizowane z subwencji? Czy należy rejestrować prace B+R zlecane z przemysłu, zamówienia przedkomercyjne NCBiR?
Stanowisko MEIN: Projekty finansowane z subwencji to projekty wewnętrzne podmiotu, natomiast (w zakresie projektów rejestrowanych w module Projekty naukowe) przyjęliśmy koncepcję, że sprawozdaje się projekty, na które podmiot uzyskał zewnętrzne finansowanie.
Wskazane usługi nie są projektami naukowymi. Usługi świadczone na zlecenie podmiotów spoza systemu szkolnictwa wyższego i nauki należy rejestrować w module Dane finansowe.
Co zrobić w sytuacji, gdy projekt został wybrany do dofinansowania w ramach konkursu z POIR, ale z uwagi na brak alokacji dofinansowanie pochodzi z dotacji NCBR?
Zgodnie ze stanowiskiem MEIN w sprawie kwalifikacji przyznanych środków w ramach funduszy strukturalnych środki należy zarejestrować jako krajowe.
Jak należy uzupełnić pole Data zakończenia realizacji projektu w przypadku projektów, w których w umowie o finansowanie nie podano dokładnej daty? Przykładowo w umowie z programu Premia na Horyzoncie przyjęto, że data ta zależy od rozliczenia projektu przez KE.
Interpretacja MEIN: Jeśli nie ma dokładnej daty, należy wpisać 31 grudnia ostatniego roku finansowania projektu.
Jak należy uzupełnić pole „Nazwa podmiotu finansującego projekt” w przypadku zmiany nazwy instytucji? Przykładowo: w przypadku Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, mamy wybrać ze słownika MEiN, czy dać opcje: Inna i wpisać nazwę z umowy czyli Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego?
Należy wpisać nazwę instytucji jaka była na umowie.
Czy jeżeli liderem jest jednostka zagraniczna – to przy niej wpisujemy całkowity koszt projektu, a przy swoim podmiocie to, ile dostaliśmy? Co w przypadku gdy my jesteśmy liderem – wpisujemy całą kwotę projektu, a przy współwykonawcach ich część?
Niezależnie od tego czy jest się podmiotem współrealizującym, czy też liderem, całkowitą kwotę przyznaną na projekt – czyli dla wszystkich współrealizatorów wprowadzamy w części Instytucji finansującej, natomiast przydział środków dla poszczególnych współrealizatorów wprowadzamy w części podmiotów realizujących.
Czy jeżeli posiadamy tylko informację o przyznaniu projektu to jako datę przyznania środków mamy wprowadzić datę podpisania umowy?
Interpretacja MEIN: W takim przypadku należy sprawozdać datę decyzji lub datę podpisania umowy.
Czy finansowanie projektu z NCBR jest tożsame z definicją projektu naukowego, chociaż nie dotyczy badań naukowych tylko dydaktycznej działalności uczelni?
Stanowisko MEIN: W module Projekty naukowe nie sprawozdaje się projektów dydaktycznych.
Zobacz także:
Jak rozumieć pojęcie „projekt naukowy”?
W jaki sposób wyliczyć udział procentowy danej dyscypliny?
Według uznania jednostki.
Zobacz także:
Podpisujemy umowę z jednostką polską „działającą w imieniu Komisji Europejskiej” (taki jest zapis w umowie) – kto jest jednostką finansującą?
Stanowisko MEIN: W polu jednostka finansująca należy podać nazwę instytucji, z którą podpisuje się umowę.
W jaki sposób należy raportować projekt interdyscyplinarny?
W sekcji dyscyplin należy określić % udziału każdej dyscypliny.
Zobacz także:
Czy projekty będą rozliczane po dyscyplinie projektu, czy dyscyplinie kierownika projektu, zespołu, czy podziału wg np. zaangażowania osób uczestniczących w projekcie?
Stanowisko MEIN: Dyscyplina projektu nie musi wynikać z dyscyplin kierownika projektu. Tematyka projektu musi być merytorycznie związana z badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi prowadzonymi w ramach danej dyscypliny naukowej
W przypadku projektów realizowanych przez grupę podmiotów: czy „kierownik projektu” oznacza kierownika całego projektu realizowanego przez konsorcjum (np. osoba z zagranicznej jednostki), czy osobę, która odpowiada za projekt w danej jednostce?
Stanowisko MEIN: Lider konsorcjum wskazuje kierownika projektu, podmioty współrealizujące – kierowników zespołów badawczych.
Czy należy sprawozdać tylko projekt, kierowany przez instytucje, a nie prowadzony jako wykonawca?
Stanowisko MEIN: Projekt należy sprawozdać, jeśli jest się jego liderem lub podmiotem współrealizującym projekt.
Jakie kryteria, powinny spełniać projekty Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA), aby zaistniała konieczność ich rejestracji?
(c.d. pytania) Czy należy wprowadzić wszystkie te projekty? Czy tylko te, które mają komponent badawczy? Co z projektami gdzie finansowana jest jedynie mobilność w celach badawczych, ale badania nie? Czy należy wprowadzać projekty zakwalifikowane typowo jako dydaktyczne, takie jak np. Erasmus, ale posiadające komponent badawczy?
Stanowisko MEIN: Co do zasady, powinno sprawozdawać się projekty badawcze. W module istnieje możliwość sprawozdawania również projektów mających na celu upowszechnianie nauki. Jeśli mobilność ma charakter upowszechniania nauki to taki projekt należy sprawozdać.
Projektów dydaktycznych nie sprawozdaje się w module Projekty naukowe.
Jak wprowadzić projekt, do którego podpisana została umowa ramowa np. na cztery lata i jednocześnie podpisywane są dodatkowo umowy szczegółowe na poszczególne lata? Środki finansowe przyznawane są co roku w ramach umowy szczegółowej i tak też są rozliczane.
Stanowisko MEIN: Jeśli umowa ramowa określa całość środków przyznanych na projekt, należy sprawozdać tylko dane z umowy ramowej, a także podać datę rozliczenia projektu wynikającą z ostatniej umowy szczegółowej.
Skąd czerpać wiedzę co do zaangażowania dyscypliny w projekcie, np. przy projektach interdyscyplinarnych i międzynarodowych szczególności, gdy nie jesteśmy liderem?
MEIN nie udziela wytycznych w tym zakresie, pozostawiając tę kwestię do ustalenia wewnątrz podmiotu.
Czy wszystkie projekty mają mieć dyscypliny obowiązujące od 01.10.2018? (również te z 2017?)
Tak, w formularzu podczytuje się nowa klasyfikacja dyscyplin.
Mamy 40 partnerów z zagranicy. Czy należy wprowadzić wszystkich do sekcji podmioty realizujące projekt i podać środki finansowe dla nich?
Rozporządzenie nakłada obowiązek rejestracji „c) nazwy podmiotów współrealizujących projekt, mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej„. Jeśli lider pochodzi z zagranicy, zaznaczamy to w odpowiednim atrybucie. Wprowadzanie danych dla podmiotów współrealizujących jest fakultatywne.
Jeden projekt posiada kilka źródeł finansowania. Jeśli zarejestruję każdą umowę jako oddzielny projekt, to w którym wpisać kwotę wkładu własnego?
Jeśli wkład własny w obu umowach jest wskazany, wartości wykazujemy w obu rekordach.
Czy do POL-onu wprowadzamy wszystkie projekty, które realizowaliśmy w latach 2017-2021, w których byliśmy liderem, czy także mamy obowiązek wprowadzenia tych, w których byliśmy konsorcjantem?
Tak wprowadzamy wszystkie projekty niezależnie od tego czy jesteśmy liderem, czy też jesteśmy konsorcjantem. Każda Instytucja odpowiada za swoje dane.
Zobacz także:
Jak wprowadzić jednostkę będącą podmiotem gospodarczym? Podmiot gospodarczy nie ma konieczności wykazywania dyscypliny. Czy w takim przypadku system nie będzie pokazywał błędów?
Można wprowadzić podmiot gospodarczy. Dla takich podmiotów nie ma obowiązku wprowadzania informacji o dyscyplinach, taki podmiot nie podlega bowiem ewaluacji.
Czy lider wpisuje wszystkie jednostki współrealizujące projekt? Jeżeli tak, to w jaki sposób pozyskiwać informacje o dyscyplinach danych jednostek?
Obowiązek rejestracji projektów nie dotyczy tyko lidera. Dane nie są współdzielone. Obowiązek wprowadzenia danych współrealizatorów dotyczy „Nazwy współrealizujących projekt, mających siedzibę na terytorium RP”.
W jaki sposób dokonać korekty zwiększenia wysokości środków finansowych jeżeli konsorcjum w międzyczasie otrzyma zwiększenie środków na realizację projektu?
Korekty przyznanych środków dokonuje się za pośrednictwem akcji „Edytuj” odpowiednio w zakładkach Instytucji finansujących i Podmiotów realizujących projekt.
Jak wprowadzić projekt, który trwa od 2015 i jest finansowany etapami/latami np. 2016, 2018 itp.? Jak zarejestrować dane dotyczące finansowania?
Nie wprowadzamy informacji o projektach, których realizacja rozpoczęła się przed 2017 rokiem.
Jako partner w projekcie mamy kierownika z zagranicy. Czy oprócz niego mam także dodać „kierownika zespołu badawczego z naszego Instytutu”? Czy może mam tylko zarejestrować naszego „kierownika zespołu badawczego”?
Zgodnie z zapisami rozporządzenia, podmiot współrealizujący projekt wprowadza informacje o kierowniku zespołu badawczego.
Zobacz także:
Czy Lider mógłby wykazać w POL-on również kierowników zespołów badawczych?
Czy do POL-on wprowadzamy wszystkie projekty naukowe, nawet te, które realizują pracownicy należący do dyscyplin nieewaluowanych?
Tak. Obowiązek rejestracji projektów nie jest warunkowany udziałem w ewaluacji.
Czy do POL-on w zakładce „Projekty naukowe” można wpisać projekty, które uzyskały finansowanie przed okresem objętym ewaluacją, a jedynie częściowo były realizowane w okresie objętym ewaluacją. Na przykład: pracownik otrzymał finansowanie w 2015 roku, a projekt był realizowany w latach 2015-2018.
Nie.
Zobacz odpowiedź:
Wprowadzając projekt należy podać środki: krajowe, zagraniczne i własne. Czy wszystkie formatki dotyczą tylko środków przyznanych ogółem, czy należy je rozbić na środki dla ewaluowanego podmiotu? Które kwoty i w jakim miejscu należy podać?
W zakładce „Instytucje finansujące” wprowadzamy informacje o środkach przyznanych przez podmiot finansujący wprowadzając środki przyznane na cały projekt. W tym przypadku podajemy w wartość ogółem, w tym wartości z podziałem na krajowe i zagraniczne.
W zakładce „Podmioty realizujące” wprowadzamy informacje o środkach przyznanych poszczególnym instytucjom realizującym projekt, tj.: środki ogółem, w tym środki krajowe i zagraniczne oraz dodatkowo wprowadzamy informacje o środkach własnych.
W danych podstawowych, środki ogółem w projekcie wyliczane są przez system na podstawie danych zawartych w zakładce instytucji finansujących oraz projektów współfinansowanych.
Czy Lider mógłby wykazać w POL-on również kierowników zespołów badawczych?
Rozporządzenie jasno wskazuje zakres do rejestracji:
„f) imiona i nazwisko oraz – jeżeli jest znany – numer ORCID:
– kierownika projektu oraz okres kierowania projektem – w przypadku podmiotu będącego liderem grupy podmiotów realizującej projekt,
– kierownika zespołu badawczego w tym podmiocie – w przypadku podmiotu współrealizującego projekt”.
Jak uzupełnić atrybut „jednostka finansująca” w przypadku, gdy NCN ogłasza konkurs, a projekt finansuje fundusz norweski?
Interpretacja MEIN: Co do zasady, w polu Instytucja finansująca wprowadzana jest nazwa instytucji, z którą podpisujemy umowę.
Czy po 30 czerwca 2021 r. będzie można poprawiać dane w rekordach sprzed 30 czerwca 2021 r.? Czy ta część danych będzie już tylko do odczytu? W jaki sposób i do kiedy będzie można uzupełniać dane o projektach przyznanych po 30 czerwca 2021 r.?
Zgodnie z komunikatem MEIN: Termin uzupełnienia danych w projektach naukowych został przedłużony do 15.01.2022 r.
Użytkownicy mają możliwość korygowania danych i zgodnie z zapisami rozporządzenia, mają na to czas 21 dni od momentu zaistnienia zdarzenia.
Czy w module należy rejestrować stypendia Start finansowane z Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP)?
Nie, stypendium nie jest projektem badawczym.
Czy projekty Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza (IDUB) oraz inne projekty finansowane przez MNISW/MEiN powinny być wpisywane w aplikacji?
IDUB to zwiększenie subwencji, a nie projekt badawczy sam w sobie. Inne projekty finansowane przez MNiSW/MEiN można jak najbardziej sprawozdawać.
W jakim zakresie czasowym uzupełniamy dane w systemie w przypadku projektów, które trwają już od kilku lat? Czy uzupełniamy dane od 2017 r. projektów, które w 2017 roku się jeszcze kończyły, czy tylko te, które się zaczynały od tego roku?
Uzupełnić należy projekty, na realizację których zawarto umowę w 2017 r. lub później, (albo wydano decyzję w sprawie przyznania środków).
Czy będziemy uzupełniać dane o projektach dydaktycznych, edukacyjnych, inwestycyjnych, infrastrukturalnych?
Można uzupełniać jedynie projekty dotyczące upowszechniania nauki. Projekty inwestycyjne sprawozdawać się będzie w module „Inwestycje” (po udostępnieniu modułu w POL-on 2.0).
W jaki sposób sprawozdać lidera – instytucję z Polski, która nie sprawozdaje się w POL-on?
W opisywanym przypadku, lidera należy oznaczyć jako podmiot nietworzący system szkolnictwa wyższego i nauki.
Czy i w jaki sposób wykazujemy partnerów międzynarodowych i krajowych spoza POL-on?
Odpowiedź MEIN: W systemie wskazuje się jedynie nazwy podmiotów współrealizujących projekt, mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Podmioty zarejestrowane w POL-on, to podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki, Podmioty spoza bazy traktuje się jako nietworzące system szkolnictwa wyższego i nauki (mogą tworzyć, ale nie jest to potwierdzone).
Co w przypadku jeżeli członkiem zespołu jest doktorant/student lub pracownik instytucji spoza polskich uczelni?
Interpretacja MEIN: W module Projekty naukowe wskazuje się jedynie kierownika zespołu lub kierownika zespołu badawczego. Członkowie zespołu nie podlegają rejestracji.
Jakiej odpowiedzi należy udzielić, jeżeli liderem projektu jest podmiot zagraniczny i w swoim kraju jest on zakwalifikowany jako należący do systemu szkolnictwa wyższego (albo analogicznej kategorii)?
Interpretacja MEIN: Pytanie „Czy lider grupy podmiotów realizującej projekt jest podmiotem należącym do systemu szkolnictwa wyższego i nauki” dotyczy „polskiego” systemu szkolnictwa wyższego i nauki. W opisanym przypadku należy udzielić odpowiedzi „Nie”.
Czy do modułu Projekty naukowe będzie trzeba wprowadzać „opis efektów”?
Nie, w module projekty naukowe nie będą wprowadzane informacje o opisie efektów.
Jak należy rozumieć pytanie „Czy projekt jest finansowany albo współfinansowany w trybie konkursowym”?
Interpretacja MEIN: Tryb konkursowy, to tryb, w którym w określonym terminie składa się wnioski (nie jest to więc nabór ciągły), a instytucja finansująca wybiera najlepsze do sfinansowania.
Według rozporządzenia z 22 grudnia 2020 r. w module Projekty wpisujemy „informacje o realizowanych projektach w zakresie badań naukowych, prac rozwojowych lub upowszechniania nauki”. Czy oznacza to konieczność umieszczania w tym module informacji o wszystkich projektach bez względu na źródło finansowania?
Interpretacja MEIN: Należy wprowadzić wszystkie projekty, niezależnie od źródła finansowania.
Czym są projekty dotyczące upowszechniania nauki? Jakie są konsekwencje zaznaczenia tego pola w formularzu?
Interpretacja MEIN: Projekty dotyczące upowszechniania nauki, to projekty dotyczące organizacji konferencji, sympozjum, warsztatów naukowych albo np. wydania monografii. Ich głównym celem są działania popularyzujące i upowszechniające naukę. Z całą pewnością będą to projekty finansowane w ramach programów Społeczna Odpowiedzialność Nauki/Doskonała Nauka.
Projekty dotyczące upowszechniania nauki nie są uwzględniane w ewaluacji, gdyż nie są projektami badawczymi.
Czy tytuł i streszczenie mogą być wpisane w języku angielskim, jeżeli wniosek jest w całości po angielsku?
Według interpretacji MEIN: Język polski jest językiem urzędowym. W systemie można wprowadzić nazwy własne w języku obcym jeśli nie podlegają tłumaczeniu.
W przypadku projektów naukowych, tytuł oraz streszczenie w języku polskim są polami obowiązkowymi. Tytuł i streszczenie w języku angielskim są polami fakultatywnymi.
Czy w systemie należy wpisywać dane pochodzące z umowy w jej pierwotnym brzmieniu czy też każdorazowo aktualizować je po zawarciu aneksu do umowy o finansowanie lub po rozliczeniu projektu?
Dane dotyczące projektów naukowych wprowadzamy na podstawie umowy w jej pierwotnym brzmieniu.
Informacje należy aktualizować po każdej zmianie wynikającej z innych dokumentów np. aneksu. Dane które mogą się zmienić w związku z aneksem to np. data zakończenia projektu, wielkość przyznanych środków, zmiana partnera itp.
Zobacz pytanie:
Jeśli podmiot w trakcie trwania projektu bierze na siebie nowe zadania i w związku z tym dostaje więcej pieniędzy, podpisuje aneks do umowy, czy wówczas datę podpisania aneksu należy wpisać w polu „Data przyznania – data zawarcia umowy lub data decyzji” i zwiększyć kwotę przyznanych środków?
Według interpretacji MEIN: W polu „Data przyznania – Data zawarcia umowy lub Data decyzji” należy wprowadzić dane na podstawie umowy/decyzji w jej pierwotnym brzmieniu.
Inne dane powinno się zaktualizować zgodnie z informacjami z aneksu.
Po jakim kursie należy przeliczać środki przyznane w obcej walucie?
Interpretacja MEIN: Wszystkie wartości powinny być podane w złotych. Obcą walutę należy przeliczyć po kursie z dnia poprzedzającego dzień roboczy podpisania umowy lub wydania decyzji o finansowanie z bazy NBP.
Jak należy rozumieć datę “zakończenie realizacji projektu”?
Jest to data faktycznego jego zakończenia, nie wliczając w to okresu rozliczenia projektu.
Jaką należy przyjąć datę rozliczenia środków finansowych? Czy to data uzyskania informacji, że instytucja finansująca zatwierdziła rozliczenie? Co w sytuacji, gdy instytucja finansująca nie przesyła (nie przesłała) oficjalnego pisma informującego o rozliczeniu projektu?
To wszystko zależy od rodzaju projektu, bo każda instytucja finansująca może mieć inne zasady. Najwłaściwszą datą byłaby data pisma informującego o przyjęciu rozliczenia. Jeśli nie ma takiego pisma, należy posłużyć się inną datą, np. data zwrotu niewykorzystanych środków.
W systemie nie ma walidacji na wymienione pole, jego wymagalność opiera się tylko i wyłącznie na zapisach rozporządzenia.
Jeśli data zawarcia umowy różni się od daty wydania decyzji przez instytucję finansującą, to którą należy zarejestrować?
Według interpretacji MEIN: Co do zasady, w systemie wprowadza się wcześniejszą datę.
Jak rozumieć datę rozpoczęcia realizacji projektu naukowego?
Data rozpoczęcia realizacji projektu powinna wynikać bezpośrednio z zapisów zawartych w umowie na finansowanie lub innym dokumencie. Zakłada się, że jest to faktyczna data rozpoczęcia projektu.
Jak rozumieć pojęcie „projekt naukowy”?
Ogólna definicja projektu naukowego wynika bezpośrednio z zapisów rozporządzenia ds. POL-on § 5 ust. 3 pkt 8) informacje o realizowanych projektach w zakresie badań naukowych, prac rozwojowych lub upowszechniania nauki.
Do kiedy należy uzupełnić informacje o projektach i komercjalizacjach?
Dane o działalności naukowej instytucji (tj. projekty) należy aktualizować w ciągu 21 dni od dnia zaistnienia zmiany.
Dane o przychodach z komercjalizacji wyników działalności naukowej lub know-how związanego z tymi wynikami należy aktualizować do dnia 15 stycznia następnego roku, według stanu na dzień 31 grudnia.
(Podstawa prawna: § 12 ust. 1 pkt 2 a) i c) rozporządzenia ws. POL-on.)
Należy pamiętać , że dane te są gromadzone również na potrzeby ewaluacji.
Życzymy wiele cierpliwości.